О программе Знакомство Скачать Заметки Бонусы Форум
07.11.2019

Экспорт и импорт документов

В кнопке Расчеты документа есть команды, которые позволяют выполнять экспорт и импорт содержимого документа. Команда Отчет в формате Excel сохраняет данные в указанном файле, а команда Импорт из отчета Excel загружает в текущий документ список товаров из аналогичного файла. Для экспорта и импорта используется формат XLSX, причем для этого не обязательно наличие программы Microsoft Excel в компьютере. Эти команды являются бонусными функциями программы.

Отчет в формате Excel

Сохранение документа в формате Excel может быть полезным, например, в следующих случаях:

  • отправить документ контрагенту по электронной почте
  • подредактировать документ, доработать оформление, дописать какой-то текст перед распечаткой
  • передать документ на другую торговую точку, которая тоже использует SPUTOR и сможет импортировать товары вместо ручного ввода
  • передать документ в другую учетную программу, в которой пользователь сможет либо импортировать данные, либо копировать наименования товаров из таблицы, чтобы не вводить их вручную.

В отчете Excel колонки c A по G заполняются следующими данными: Номер по порядку, Код товара, Наименование товара, Единица измерения, Количество, Цена, Сумма. Дальше идут две скрытые колонки нулевой ширины: H - наименование группы товара, I - цена по справочнику товаров. На содержание колонок B и C влияет признак Показывать коды товаров в документах в меню Сервис - Настройки. Если этот признак включен, то в этих колонках размещаются Код и Наименование. Если признак Показывать коды товаров в документах не включен, то в колонке B размещается Наименование, а колонка C остается пустой, ячейки объединяются.

Скрытые колонки H и I имеет нулевую ширину, они не видны на экране, не выводятся на печать, то есть не мешают работать с документом. Информация из этих колонок используется программой SPUTOR при импорте документа. Скрытую колонку можно увидеть, увеличив ее ширину мышкой.

Импорт из отчета Excel

В кнопке Расчеты документа команда Импорт из отчета Excel добавляет в текущий документ список товаров из файла формата XLSX, в котором информация по колонкам расположена в том же порядке, как и в описанном выше отчете Excel. Наличие названий групп товаров в колонке H и цен в колонке I не обязательно.

В процессе импорта загружаемый товар сопоставляется со справочником товаров по полному посимвольному совпадению наименования с имеющимся товаром, а если в документе указан код товара, то одновременно и по совпадению кодов. Если такой товар не обнаруживается, то он автоматически добавляется в справочник. При добавлении товара в справочник используется название группы из колонки H, а если там группа не указана, то выбор группы предоставляется пользователю.

Если в колонке I указана цена, то она будет заноситься справочник при добавлении нового товара вместо цены из документа. Например, в документе закупки нового товара можно перед импортом проставить в колонке I цены продажи.

Для импорта можно использовать и прочие файлы Excel, которые созданы вручную либо получены из других программ. Если структура документа отличается от нужной, то перед импортом следует расположить колонки в описанном порядке.

Несколько торговых точек

Механизм экспорта-импорта можно использовать для передачи документов между торговыми точками, использующими SPUTOR. Рассмотрим пару возможных вариантов:

  • В первой торговой точке экспортируется в Excel соответствующий документ продажи, а на второй точке он импортируется в закупку.
  • На первой торговой точке создается документ закупки с минусами в количестве, а на второй точке импортируется в закупку и затем используется команда Минус количеству в кнопке Расчеты, чтобы изменить знак на обратный.

В обоих вариантах при создании документа на первой торговой точке может быть полезна команда Цена закупочная в кнопке Расчеты, если требуется передача товара по закупочной цене.

Импорт по кодам

В кнопке Расчеты документа команда Импорт по кодам добавляет в текущий документ список товаров по их кодам. Все используемые коды должны уже присутствовать в справочнике товаров, новые товары не добавляются.

Импортируемый файл в первой колонке должен содержать код товара. Допускается также наличие второй колонки Количество и третьей колонки Цена. Если Количество не указано, то подразумевается 1, если не указана Цена, то она берется из справочника товаров.

Поддерживается импорт из файлов следующих форматов:

  • XLSX - формат электронной таблицы, используется программами Microsoft Excel, LibreOffice Calc, Google Docs и другими.
  • CSV - файл текстового формата, может иметь расширение *.csv или *.txt. Это обычный текстовый файл, в котором построчно указаны коды товаров. Может также указываться Количество и Цена, при этом в качестве разделителя полей должен использоваться символ точка с запятой. Поля могут браться в кавычки. Примеры строк:
    4620005731868
    4620005731868;13
    4620005731868;13;7.50
    "4620005731868";13;7.50
  • DBF - формат базы данных, в котором поля Код, Количество и Цена имеют названия FLD_SKOD, FLD_KOLI, FLD_CENA соответственно.

Импорт по кодам ориентирован на терминалы сбора данных или другие способы автоматизации.